Contabilidade na nuvem: por que expandir o investimento em sua empresa?

A contabilidade na nuvem veio para mudar a forma como o profissional contábil se envolve em suas atividades. 

“O futuro da contabilidade chegou e não aderir significa ficar para trás!”

Quem deseja manter a competitividade no mercado precisa investir na contabilidade na nuvem. Essa migração resulta em aumento da produtividade, redução de erros e mais tempo para atuar como consultor, ajudando na tomada de decisões junto ao cliente.

Apesar do armazenamento de arquivos em nuvem ser a nova realidade na contabilidade e trazer inúmeras vantagens para o contador e para o cliente, muitas empresas ainda têm receio de migrar. Porém, essa integração é mais fácil do que parece.

Quando não se usa um sistema digital fica mais difícil buscar documentos, registrar dados, sem contar a insegurança de não ter as informações dos clientes armazenadas em um local seguro.

Em um escritório contábil há um intenso fluxo e armazenamento de informações. São muitos dados, papéis relevantes, e à medida que novos clientes chegam a carga de serviço também aumenta.

Devido a essa grande quantidade de informações, acaba se tornando um trabalho exaustivo e minucioso gerenciar a vida contábil de diversos clientes.

Porém, com a contabilidade na nuvem, além de manter os dados acessíveis e seguros, a carga de trabalho manual diminui, fazendo com que o contador tenha tempo hábil de atuar também na parte estratégica junto aos clientes.

O que é contabilidade na nuvem

A contabilidade na nuvem consiste na adoção de softwares que permitem a minimização de operações manuais, o armazenamento e gerenciamento de dados na nuvem.

Ou seja, fica mais fácil armazenar e administrar documentos e arquivos, uma vez que eles não estão em um servidor físico, permitindo desse modo, que pessoas autorizadas acessem esse conteúdo via internet de qualquer lugar do mundo.

A preocupação com a perda de dados também acaba, pois o sistema realiza backups periódicos.

A computação em nuvem – tecnologia cloud computing – trouxe grandes mudanças na rotina das empresas. Adotar sistemas baseados na nuvem significa maior eficiência e organização para o contador.

Não está convencido? Então veja as principais vantagens de aderir à contabilidade na nuvem:

Segurança dos dados:

Manter os dados dos clientes na nuvem é muito mais seguro do que guardar documentos físicos ou em máquinas e servidores.

Papéis em caixas e em gavetas ficam suscetíveis a perdas, incêndios e danos por má conservação. Mantê-los no computador também não é seguro. Sua máquina pode estragar, ser hackeada e você perde tudo que havia nela.

A contabilidade na nuvem é o modelo que gera mais segurança para o contador, uma vez que as informações dos clientes ficam armazenadas em um servidor na rede, confiável e estável.

Os dados são protegidos por meio da criptografia e somente pessoas autorizadas podem acessar-los.  Além disso, backups automáticos evitam que você, porventura, perca alguma informação.

Redução de custos:

Chega de gastos com servidor, manutenção de redes e sistemas de backup. Esses custos são eliminados com a contabilidade na nuvem.

Fim aos papéis:

Com a contabilidade digital os dados são armazenados na nuvem e a empresa não é mais necessário reservar espaços físicos para guardar arquivos em papel.

Acessibilidade:

Todas as informações ficam centralizadas em um só lugar e disponíveis para todas as pessoas autorizadas.

Mesmo que não esteja no escritório, é possível acessar os dados de qualquer lugar via internet.

Otimização da rotina de trabalho:

A contabilidade na nuvem aumenta a produtividade, pois há uma redução drástica do trabalho operacional.

O uso de um software automatiza tarefas, elimina o retrabalho e as chances de erros, tornando o serviço mais ágil no dia a dia.

O controle de documentos e lançamentos contábeis são algumas das atividades que podem ser completamente automatizadas.

Procurar um dado ou documento também é muito mais fácil e rápido com a contabilidade na nuvem.

Como implementar a contabilidade na nuvem

Como você viu, o aumento da produtividade e da segurança é uma consequência direta da contabilidade na nuvem. 

Portanto, a primeira coisa é mudar o seu mindset e entender que a contabilidade digital é a nova realidade do mercado e que implantar a contabilidade na nuvem é fundamental para se manter competitivo nesse meio.

O papel do contador vai muito além de apenas cuidar das informações financeiras e tributárias dos clientes. Ele também é um assessor, um aliado estratégico.

No entanto, para que o contador possa cumprir essa função, a contabilidade digital é essencial, pois ela permite a integração entre o contador e o cliente.

Agora que você já entendeu a importância da contabilidade na nuvem, é fundamental que explique ao cliente as vantagens dele adotar a contabilidade digital também na empresa dele.

A integração contábil através de um sistema ERP permite a troca de informações em tempo real, otimizando ainda mais os processos tanto para o contador quanto para o cliente.

Ao adotar uma plataforma de gestão online, não será mais preciso que o cliente digitalize os documentos ou mande-os impressos, pois todos os lançamentos financeiros ficam acessíveis no sistema do contador.

Tomada a decisão de implementar a contabilidade na nuvem, avalie as necessidades de armazenamento da sua empresa e busque as soluções de contabilidade em nuvem disponíveis no mercado.

Agora é só migrar os dados dos clientes e automatizar a integração contábil junto ao seu cliente. Fique tranquilo que o sistema escolhido irá lhe auxiliar nesse processo.

Em pouco tempo todas as informações dos seus clientes estarão organizadas e seguras na nuvem.

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